Sarana Naskah Dinas

Ketentuan Jarak Spasi

1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;

2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi;

3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi;

4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi; dan

5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi Naskah Dinas.

Penggunaan Huruf

Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan Naskah Dinas pengaturan dan penetapan diatur sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penggunaan Bahasa

Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah.Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam Naskah Dinas adalah sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan

Media Sarana

Media sarana Naskah Dinas merupakan alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas)

Kertas Surat

a. Penggunaan Kertas

1) Kertas yang digunakan adalah HVS maksimal 80 gram. 2) Naskah Dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai kesamaan tertentu paling rendah harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7. 3) Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond. 4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci). Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut:

i. A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);

ii. A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);

iii. Folio (210 x 330 mm); dan

iv. Folio ganda (420 x 330 mm).

Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapihan (estetika) dalam penyusunan Naskah Dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat Naskah Dinas, yaitu:

Ruang tepi atas	apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, paling sedikit 2 cm dari tepi atas kertas
Ruang tepi bawah	paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
Ruang tepi kiri	paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu
Ruang tepi kanan	paling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas.

Catatan:

Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu Naskah Dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.