PENDAHULUAN

DISADUR DAN DI OLAH DARI LAMPIRAN KEPUTUSAN REKTOR IAIN BONE NOMOR 0171. TAHUN 2019 TENTANG KODE JABATAN, SINGKATAN, AKRONIM DAN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI BONE

A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka melaksanakan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2016 tentang Kode Jabatan, Singkatan dan Akronim pada Kementerian Agama dan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama, Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 777 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusunan Keputusan dan Instrumen Hukum Lainnya pada Kementerian Agama, serta Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Agama Islam Negeri Bone, maka perlu melakukan penyesuaian aturan tentang Kode Jabatan, Singkatan Akronim, dan Pedoman Tata Naskah Dinas Institut Agama Islam Negeri Bone.

Tata naskah dinas ini merupakan acuan dan sarana komunikasi dan informasi antar lembaga dan unit organisasi pada Institut Agama Islam Negeri Bone dalam penyelenggaraan naskah dinas setelah perubahan bentuk Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKIN) di lingkungan Kementerian Agama Repebulik Indonesia.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Kode Jabatan, Singkatan, Akronim dan Pedoman Tata Naskah ini dimaksudkan sebagai acuan dan rujukan pada satuan organisasi, lembaga dan unit pelaksana teknis dalam pembuatan dan pengelolaan naskah dinas pada Institut Agama Islam Negeri Bone

2. Tujuan

Kode Jabatan, Singkatan, Akronim, dan Pedoman Tata Naskah ini bertujuan :

1. mewujudkan pemahaman yang sama dan kemudahan komunikasi bagi satuan organisasi, lembaga dan unit pelaksana teknis pada Institut Agama Islam Negeri Bone.

2. menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tata persuratan dinas pada Institut Agama Islam Negeri Bone.

C. SASARAN

Sasaran Kode Jabatan, Singkatan, Akronim dan Pedoman Tata Naskah Dinas pada Institut Agama Islam Negeri Bone adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

4. tercapainya efektivitas dan efesiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Kode Jabatan, Singkatan, Akronim dan Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi:

1. pembentukan dan penggunaan Kode Jabatan, Singkatan, dan Akronim pada Institut Agama Islam Negeri Bone;

2. pengaturan tentang jenis dan wewenang penetapan, penandatanganan, penyusunan, pengurusan, pejabat penandatangan naskah dinas dan penggunaan cap serta bentuk dan format tata naskah.

E. ASAS

Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah sebagai berikut:

1. Efektif dan efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penuliasan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.

2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan.

4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan ketepatan Naskah dinas harus diselesaikan secara cepat, tepat waktu dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedur dan distribusi.

6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada pihak yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

PENGERTIAN UMUM

1. Kode jabatan adalah kode jabatan yang terdapat pada satuan organisasi dan satuan kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

2. Singkatan adalah bentuk yang dipendekkan yang terdiri atas satu huruf atau lebih sebagai ringkas nama yang terdiri atas paling sedikit dua kata dan disusun dari setiap huruf awal serta semua ditulis dengan huruf kapital.

3. Akronim adalah bentuk ringkas nama yang terdiri atas paling sedikit dua kata dan disusun dengan menggunakan huruf atau suku/bagian kata atau gabungan huruf dan suku/bagian kata dari setiap kata yang diringkas sehingga membentuk kata baru.

4. Satuan Organisasi yang selanjutnya disebut Sator adalah bagian dari suatu organisasi yang menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi dalam arti terbatas yang di dalamnya terdapat pejabat-pejabat yang mengurusi administrasi kepegawaian, keuangan, dan umum.

5. Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah satuan-satuan di bawah satuan organisasi yang melaksanakan administrasi tertentu dan tidak memenuhi unsur-unsur yang menangani administrasi kepegawaian, keuangan, dan umum.

6. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah satuan kerja yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknya.

7. Keputusan adalah jenis Peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah pelaksanaan kebijakan/ penyelenggaraan kegiatan.

8. Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

9. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.

10. Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satuan organisasi/kerja yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain.

11. Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu.

12. Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain untuk melakukan suatu tindakan tertentu.

13. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak.

14. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan

15. Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

16. Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai atau perseorangan.

17. Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

18. Telaahan Staf adalah bentuk uraian/analisis singkat dan jelas yang disampaikan oleh pejabat struktural atau fungsional dengan memberikan jalan keluar.