Bagian Surat

Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:

a. tanggal ditulis dengan angka Arab;

b. bulan ditulis dengan huruf lengkap; dan

c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab

Hal Surat

Hal merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:

a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;

b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman; dan

c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan dan penyimpanan surat.

Tujuan dan Alamat Surat

a. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan satuan organisasi/satuan kerja yang dituju. Surat Dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya kantor, kementerian, dan instansi.

b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut:

1. nama jabatan;

2. jalan;

3. kota; dan

4. kode pos.

Contoh:

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap berwarna merah pada bagian atas sampul surat dan setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli

Kecepatan Penyampaian/Sifat surat

a. Sangat Segera/Kilat merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.

b. Segera merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.

c. Biasa merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir.