Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
Penomoran Naskah Dinas Khusus
(1) Nomor naskah dinas khusus (nomor urut dalam satu tahun takwim)
(2) Kode jabatan
(3) Bulan (ditulis dalam dua digit)
(4) Tahun terbit
Contoh nomor surat keterangan
Nomor 09/In.33/07/2018
Penomoran Surat Dinas
1) kode derajat pengamanan surat dinas;
2) nomor surat dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) kode jabatan;
4) kode klasifikasi arsip (KKA);
5) bulan (ditulis dalam dua digit); dan
6) tahun terbit.
Contoh Nomor Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Rektor IAIN Bone
Contoh Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi
Contoh Nomor Surat Dinas yang ditandatangani atas nama Pimpinan Satuan Organisasi:
Penomoran nota dinas, memorandum, dan surat undangan.
1) nomor nota dinas, memorandum, surat edaran, surat tugas, dan surat undangan (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2) kode jabatan;
3) kode klasifikasi arsip (KKA);
4) bulan (ditulis dalam dua digit); dan
5) tahun terbit.
Contoh : Nomor nota dinas yang ditandatangani oleh Rektor
Nomor Salinan Surat
Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut:
Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia atau rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama.
Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan (salinan tunggal).
Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.
