KETENTUAN SURATMENYURAT

Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala satuan kerja, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala satuan kerja, tetapi dicantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.

Alur Surat-Menyurat

Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

a. Alur surat dari atas ke bawah diatur sebagai berikut:

1. Surat dari Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro, Dekan, Direktur Pascasarjana dan Kepala Lembaga/Unit yang dikirim ke civitas lembaga/organisasi/unit keja, akademika, para pegawai, instansi vertikal dan Kementerian Agama sesuai tugas dan fungsinya masingmasing.

2. Surat dari Rektor kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota dapat diberi tembusan kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi.

b. Alur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut:

1. Surat dari Kepala Lembaga/Organisasi/Unit Kerja yang mengirim surat alur ke atas hanya boleh ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro dan Dekan.

2. Surat dari Dekan yang mengirim surat alur ke atas hanya boleh ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor dan Kepala Biro.

3. Surat dari Kepala Biro yang mengirim surat alur ke atas ditujukan kepada Wakil Rektor dan Rektor untuk urusan operasional sesuai dengan bidangnya untuk urusan administratif.

4. Surat dari Rektor dan/atau Wakil Rektor yang mengirim surat alur ke atas hanya ditujukan kepada Menteri Agama, Sekretaris Jenderal, Direktur, Irjen, Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan.

c. Alur surat ke samping (Horisontal)

1. Surat dari pejabat eselon II yang ditandatangani atas nama Rektor ditujukan kepada pejabat eselon I yang bersangkutan u.p. pejabat eselon II yang dituju.

2. Surat dari Dekan dan Kepala Lembaga kepada Dekan dan Kepala lembaga lainnya ditujukan langsung kepada pejabat yang bersangkutan.

Surat dari Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro, Dekan, Direktur Pascasarjana dan Kepala Lembaga yang ditujukan antar satuan organisasi bersangkutan harus dialamatkan kepada pimpinan masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan dan tidak dibenarkan mengirim surat yang tidak ditujukan langsung kepada pimpinan satuan organisasi.

Disposisi

Disposisi merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah atau surat dinas yang bersangkutan dan tidak boleh dipisahkan, sehingga pada lembar disposisi selalu dicantumkan kalimat ”Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini”.

Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut:

1. nama jabatan;

2. jalan;

3. kota; dan

4. kode pos.

Paragraf dan Spasi Surat

aragraf merupakan sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.

Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 s.d. 2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi.Pemaragrafan ditandai dengan ketuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi.

Warna Tinta

Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.

Salinan Salinan

surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang terkait.

Tingkat Keamanan

a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka akan merugikan negara.

c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya